Effektiv arbeiten mit To-do-Listen

Eine Aufgabenliste (To-do-Liste)  enthält offene Punkte zu einer Aufgabe oder einem Projekt. Richtig verwendet ist diese Methode ein gutes Hilfsmittel. Richtig, das heißt sparsam und mit Blick auf die Prioritäten, die Sie sich selbst setzen.

Meine To-do-Liste beherrscht nicht meinen Tag

Lange Zeit galt die Aufgabenliste als das ultimative Arbeitsmittel im Selbstmanagement. Vielerlei Methoden wurden entwickelt, auch diverse Apps ermöglichen das cloudbasierte Erfassen via Smartphone. Doch für viele Menschen ist das Aufstellen, Abarbeiten und Abhaken der Liste mit zusätzlichem Stress verbunden. Sie fühlen sich bereits bei der Notiz aller Aufgaben gehetzt.

Meine To-Do-List beherrscht nicht meinen Tag. Darin liegt ein Missverständnis, denn die To-do-Liste soll nicht Ihren Tag beherrschen, sondern umgekehrt: Eine Aufgabenliste ist eine Gedächtnisstütze, eine Erinnerungshilfe, und keine Aufgabenbeschreibung.

Was gehört auf eine To-do-Liste?

Alles, was Ihnen hilft, besser durch den Tag zu kommen. Beachten Sie dabei folgende Rangfolge:
  • Muss: Diese Aufgabe muss erledigt werden, um das Tagesziel nicht zu gefährden;
  • Sollte: Diese Aufgabe sollte erledigt werden. Sie ist jedoch nicht für das Tagesziel gefährlich;
  • Könnte: Diese Aufgabe könnte erledigt werden und könnte alles “schöner machen”, sie ist Ausdruck unseres Strebens nach einem Perfektionismus, der im beruflichen Alltag selten benötigt wird;
  • Überflüssig: Diese Aufgaben gehören nicht zum Tagesziel oder zum jeweiligen Projekt und kann getrost gestrichen werden.

Legen Sie diese Rangfolge zu Beginn der Arbeit oder des Projekts fest. Damit lässt sich das Ziel eingrenzen. Lediglich “Muss-Aufgaben” sollten erfasst werden. Für die anderen Bereiche können Sie bei Bedarf eine separate Liste anlegen, um Ihr Gedächtnis zu entlasten.

Erlaubt ist was gefällt

Die hier beschriebene Vorgehensweise ist ein praktikables Angebot. – Vergessen Sie alle Methoden und basteln Sie sich Ihre eigene, denn Ihre Aufgabenliste muss für Sie funktionieren, denn sie soll Sie entlasten und nicht belasten. Das gilt umso mehr, wenn Sie die Liste elektronisch führen möchten und entsprechende Programme testen. Verwerfen Sie die Software, wenn Sie sich damit nicht wohl fühlen oder gar Stress aufkommt. Einige Tipps für Ihre Aufgabenliste:

  • Notieren Sie nur das, was Sie tendenziell vergessen. Verzichten Sie auf eine Terminangabe, wenn die Aufgabe keinen festen Termin hat.
  • Teilen Sie Aufgaben nicht kleinteilig auf. Stichworte genügen. Diese können die Tätigkeiten beschreiben wie “Einladung schreiben” statt “Einladung”. Wählen Sie die für Sie geeignete Formulierung. Der Punkt soll Sie erinnern und nicht Dritten zur Beschreibung dienen.
  • Nutzen Sie übergeordnete Kategorien oder separate Listen, wenn eine Liste unübersichtlich wird.
  • Blenden Sie sich die für die nächsten 72 Stunden wichtigen und dringenden Aufgaben ein. Sortieren Sie später fällige nach Zeiträumen wie Kalenderwoche oder Monat bzw. “Später”.
  • Je weiter die Aufgabe in der Zukunft liegt desto umfangreicher sollten Sie diese beschreiben oder durch entsprechende Stichworte wie Dateifundort, beteiligte Personen, bereits erfolgte Korrespondenz ergänzen.

Ich hoffe, Sie können einige Tipps produktiv umsetzen und wünsche Ihnen eine entspannte Zeit.

 

Sylvia Nickel ist Coach und Beraterin. Sie hilft Menschen, Ziele zu erreichen und ihre Arbeit effektiv zu strukturieren. Sie weiß, wie man die Flut von Emails, Informationen, Nachrichten beherrscht, einordnet und verarbeitet.  Bei Vintage Your Life erklärt sie in der Kategorie Arbeit, wie man minimalistisch arbeitet und mit wenig Aufwand viel Wirkung erzielt. Mehr dazu auf Karriere nach Maß.

Zu Sylvia Nickels Webinar: Die Macht der kleinen Schritte

 

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